テレワーク(在宅勤務)は、こうして行う。新型コロナウイルスに負けないテレワークを進める3つのポイント。

テレワークを行うためには何が必要で、どのように行うのでしょうか。テレワークの進め方については、様々な情報がありますが、読んでいて「我社には無理だ」と思ってしまうことも多いのではないでしょうか。巷の情報は、学術的に書かれていること、全てを網羅しようとしていること、デメリットを針小棒大に言及している(ように感じる)こと、費用が膨大にかかるように見えること、などがその原因と思います。

テレワークとは、そんなに敷居が高いものではないと思います。確かに馴染む業務と馴染まない業務はあるかも知れませんが、「やるぞ」という意識があればどのような企業も程度の差こそあれ実施できるものではないでしょうか。

新型コロナウイルス感染予防のために国民は人との接触をできるだけ避けなくてはならず、そのために必要となるのがテレワークです。

テレワークの本質は、ICTを活用し、場所にとらわれない柔軟な働き方を通して、ワーク・ライフ・バランスの実現、多様な人材の社会参画、企業の生産性の向上等、様々な課題の解決を図るものですが、今回のコロナウイルスで若干目的が変わってきました。

テレワークが言われだしてしばらく経ちますが、実はそれほど広がっているわけではありません。

テレワークを実施する企業がまだまだ少ない中、今回のコロナウイルス問題は図らずしもテレワークを推進する起動力となったのです。

今回は、コロナウイルス感染予防のためにテレワークを行うとしても、上手く実施すると自社に大きなメリットを生むものです。

この機会にテレワークを進めてみてはいかがでしょうか。ここでは、テレワークを実施するには、まず、どうすれば良いのか、その端緒を考えて行きたいと思います。

Point 1  テレワークを実施するという意識が重要

それでは、テレワークを進めるにはどうすれば良いかです。それは、先ずは、会社の経営層が決断を下すことが最重要です。

うちの会社はテレワークには馴染まないなどど最初から決めてかかってはダメです。仮に、馴染まない業種としも、その中でテレワークを実施できる部分はないかを皆で考えることが重要です。

うちはICTを利用していないのでテレワークなんかできないと最初から思わなことです。テレワークにはお金がかかるのではないかと考えるかもしれません。確かにクラウドを利用したりVANを構築したりするには費用がかかるかも知れませんがテレワークはこうした大規模なシステムがないとできないというものではありません。

業務の内容によっては、自宅で、ワープロやエクセルを使うだけでテレワークが可能ということもあります。

あなたが会社の経営層なら、「テレワークはできない」ではなくテレワークを実施するにはどうすれば良いかと最初からテレワークありきで考えて行きましょう。決して、最初から「できない」と考えてはいけません。

職員なら、経営層に対して進言するようにしましょう。具体的な業務は職員こそが知っているものですから。

ここでは、皆で考えるということが重要です。経営層も一般職員も立場を超えて皆で考えます。皆でブレインストーミングを行うのも効果的です。その会社の業務はその会社の人たちでないと分からないですから。

Point2 業務の棚卸を行う

確かにテレワークに馴染まない業務もあります。工場作業、建築現場作業、飲食業などの現場部分については人の具体的な労働作業が必要となりますので、なかなかテレワークを実施することは困難かと思います。

しかし、そうした業務でも全てが人的具体作業というわけではありません。建築設計者が在宅で設計業務を行ったり、Web会議システムで、在宅勤務者同士で打ち合わせを実施したりすることもできるでしょう。バックオフィスでは必ず事務作業を伴っています。そうした部分に限定してでもテレワークは可能となります。

自社の業務が具体的にどのようになっているのかが明確でなければテレワークの話を進めることはできません。

先ずは、自社の業務は、何をどのような目的で、どのように行っているか、その目的を明確にしてひとつひとつの業務内容を細部に渡り切り出します。これらを誰がどのように行っているかを明確にします。

業務というのは、他の人がやっている部分はなかなか分かりにくいものですがこうして棚卸をすることで明確になります。

こうして棚卸した業務について、テレワークに馴染むか馴染まないか、馴染まないとしても馴染ませることはできないかを検討して行きます。

これらの業務が大枠で次に該当すればまずはテレワークを検討しましょう

1. 資料の作成・修正及び管理(企画書、報告書、議事録等)
2. 上司や同僚、顧客先や取引先等との連絡・調整(電話、メール等)
3. 社内手続き
4. 承認等の意思決定
5. 電話、会議支援システム等を用いた社内会議(進捗会議、意見交換等)
6. 電話、会議支援システム等を用いた社外関係者(取引先等)との会議
7. 部下・後輩等への指導(メール、チャット、TV電話)
8. インターネット等からの情報収集(情報検索、調査等)
9. 業務知識等の学習(e-learning、資料閲読等)

「情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書」より引用

Point3 テレワークの方法を検討する

業務の棚卸ができたら、次に、それらの業務でテレワークを実施するにはどのような方法があるかを検討します。

導入手順としては、① 現在のICT環境の確認、②業務でフィットするテレワーク環境の方式選択・各種ツールの選択となります。

業務の内容がクラウドを用いての入力作業であれば、単純に自宅でクラウドにアクセスするようにすれば良いのでとても簡単ですが、そのような業務は殆どないと思いますのでひとつづつ考えて行かなくてはなりません。

テレワークの環境としては、次項でどこよりも簡単にまとめましたが、私は、なぜ、こんなに難しく考えなくてはならないのか疑問に思っています。

ここには載っていませんが、テレワークの一番簡単な方法は、メールやUSBメモリによりデータを転写(転送)して、自宅で作業を行うことと思っています。

エクセル、ワード、パワーポイント、CADソフトなどでできる作業はこれで簡単にテレワークを実施することができます。

先ずは、そうした方法によりテレワークができないかを検討するのが最初と思います。それができない場合は次項の方法を検討した方が良いのです。

一般的なテレワーク環境

以下は厚生労働省『テレワークではじめる働き方改革』第5章による区分けであり、画像も同サイトから拝借したものです。冒頭の定義についても引用しています。
https://work-holiday.mhlw.go.jp/material/pdf/category7/01_01.pdf
特徴等の詳細は同サイトをご覧ください。

(1) リモートデスクトップ方式

オフィスに設置されたPC のデスクトップ環境を、オフィスの外で用いるPC やタブレット端末などで遠隔から閲覧及び操作することができるシステムです。


リモートデスクトップは、Windows 10 にも標準搭載されている機能ですのでコストは殆どかかりません。名前のとおり、離れた場所にあるコンピューターの遠隔操作ができるのです。コンピューター同士をネットワークで接続してリモートデスクトップの設定を行うことで、自宅にあるパソコンからオフィスのパソコンにアクセスして、オフィスのパソコンに保存されているデータを編集したり、インストールされているアプリケーションを利用することができます。

(2) 仮想デスクトップ方式

オフィスに設置されているサーバから提供される仮想デスクトップに、手元にあるPC から遠隔でログインして利用するシステムです。リモートデスクトップ方式との違いは、VDI(仮想デスクトップ)サーバにアクセスして利用する点です。


さて、これはちょっと分かりにくいですね。リモートデスクトップはあくまでも会社の個人のパソコンにアクセスするものでしたが、このアクセス先が会社内のサーバーということです。そのサーバー内に仮想デスクトップが構築されているので各職員が自分用の仮想デスクトップで作業をするというものです。仮想というのは1台のコンピュータでいくつものでデスクトップを作成しているので仮想と言っているに過ぎません。ユーザは普通にパソコンでそのデスクトップを操作することができます。これはテレワーク用に新たに構築するというよりも、この方法で元々会社で作業をしているものと思います。個人のパソコンにデータを保存しませんのでセキュリティ的にも良いものです。

(3) クラウド型アプリ方式

オフィス内外や利用端末の場所を問わず、Web 上からクラウド型アプリにアクセスし、どこからでも同じ環境で作業ができます。サービスによっては、クラウド上で作成した資料をローカル環境にダウンロードすることが可能です。


クラウドを使っていますのでどこからでもアクセスできます。クラウドの内容は自社独自に構築したシステムの場合もありますし、一般的なネットワーク上の会計システムという場合もあります。例えば会計ソフトfreeeをネットで使っている場合などが該当します。

(4) 会社PC の持ち帰り方式

会社で使用しているPC を社外に持ち出し、主にVPN 装置等を経由して社内システムにアクセスし、業務を行う方式です。


これは、ちょっと誤解を受けやすい表現と思います。会社のパソコンを自宅で使うという単純なことではありません。会社のLAN内のシステムと接続できるパソコンを自宅に用意して自宅から会社のシステムにアクセスするというものです。そのアクセス方法にVPNを使うということです。
VPNとは「Virtual Private Network」の略語で「仮想専用線」という意味です。
インターネット上に仮想的な専用線を設けていますのでインターネット環境があればそのまま使うことができます。VPNの構築が別途必要ですのでそれなりの経費がかかります。

こうした方法は、どこにデータを置くか、どのようにアクセスするかの違いに過ぎません。(1)のリモートデスクトップ方式、(2)の仮想デスクトップ方式は会社内にあるパソコンをリモートで操作しますが、会社内のパソコン内のソフトを使う場合もあれば、会社内のパソコンが社内システムにアクセスして使う場合もあります。(3)のクラウド型アプリ方式はシステムはクラウドに存在します。(4)の会社PC の持ち帰り方式はリモートで操作する対象が会社内のシステムであり、会社内のパソコンではないことが(1)、(2)と異なります。

これらのうちで比較的簡便なのが(1)のリモートデスクトップ方式ですが、何れにしても、何の業務をどのように行うかによって使用するシステムや方法が異なります。

こうした方法は既存のシステムがあれば、そのまま使うことになりますので、そうしたシステムが既に存在するのかどうかがテレワーク導入が簡単にできるかどうかの分かれ目になります。

新たにテレワークのためにのみシステムを構築するには費用や時間の面で大変になりますので、既存システムがない場合はエクセルやワードを使ってテレワークができないか検討するべきです。

セキュリティ対策について

テレワークは社外にデータを持ち出すことになりますので、情報漏洩が生じないか細心の注意を払わなくてはなりません。上記システムによる場合は該当するシステム毎に脆弱性を生じさせないようにしなくてはなりません。

ワードやエクセルを使っての簡易的なテレワークの場合であっても最低限、各ファイルを暗号化しておく必要があります。

まとめ

このようにテレワークは、①テレワークを実施するという強い意識を持ち、②業務の棚卸を行ない、③具体的なテレワークの方法を検討するという流れで行います。

テレワークは本来は会社の事務の効率化や職員の働き方の多様性を図るためであり、新型コロナウイルス対策で行うようなものではありませんが、この機会を捉えてできるだけ推進するのが良いと思います。そのための補助金制度もできていますので積極的に活用して行きたいものです。


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