こうすれば仕事は楽になる、事務改善の勧め(仕事を楽にして余暇を満喫しよう)

あなたは、時間外労働を多くしていませんか。したくない仕事に時間を取られるのって本当に人生のマイナス点ですよね。仕事はパッパと片付けて、余暇を充実させましょう。そのためには、事務改善が効果的です。

■1 事務の見直し

事務改善のポイントは「止める」・「減らす」・「変える」です。そのためには自分の今の仕事を再確認する必要があります。今更と思うかもしれませんが、改めて自分の仕事を振り返ってみてください。仕事を分析して、自分の仕事はどのような事柄をどのようにやっているか、それぞれどの程度時間がかかっているかを書き出します。

次に仕事の目的を把握します。仕事には必ず目的があります。しかし、作業をすること自体が目的化してしまい、本来の目的が見えなくなっていることはないでしょうか。新しい仕事を担当するときは、前任者からやり方を教わりますが、その際によくあるのが「どうしてこの仕事をするのか」という目的が明確にされず、やり方のみを教わることです。引き継ぎは時間も限られているので、回りくどい理屈は省かざるを得ないのですが、仕事の目的が曖昧ならば曖昧なほど、「果たしてこのやり方でいいのか」と疑問に思う余地がなくなります。ここに、仕事のムリ、ムラ、ムダが生まれる要因が潜んでいます。ある程度仕事を覚えたら、仕事の目的を考えましょう。大きな視点も必要ですが、その仕事を構築している細かい事務など、ひとつひとつについてもその目的を考えていきましょう。

次にムダな作業を顕在化させます。ひとつひとつの仕事の目的を考えていくと、自ずと現在は必要のない事務、変更を要する事務が見つかるはずです。しかし、ここでいきなりその作業を切り捨ててしまうのではなく、実務レベルでその仕事を変更したときの影響を考えます。本当にその部分は必要か、その仕事をやめたらどうなるか、減らしたらどうなるか、やり方を変えたらどうなるかを検討します。その結果、仮に必要との結論に達したとしても、もっと簡素に行う代替手段はないかを考えます。先輩に教えてもらった、マニュアルに載っていたということで、盲目的に行っている事務はないですか。その仕事を全くなくしてしまうことができないとしても、これまでかかっていた時間を減らして行なうことができないか、作業の手順を変えたらどうなるかも考えてみましょう。

こうして、作業時間が減ったり、適正な手順が見つかれば、必然的に仕事の効率がアップします。

■2 集中化と分散化

事務は、集中させると効率化する場合と、反対に分散させると効率化する場合があります。断片的に行っていたものを一度に行うと、まとめて処理ができるので、効率が良くなる場合があります。「いちいち」「そのつど」と思うようなことがあれば、集中化を考えてみます。逆に、今まで時間をかけて一度に行っていたものを、空き時間を活用してその都度行うことにより、いつの間にか処理が済んでしまうという場合があります。分散化による効率化です。どちらが良いかは、その仕事の内容、進め方によって違ってきますので、自分の仕事で「まとめたらどうか」「分けて行ったらどうか」を考えてみましょう。

◎その仕事が発生した都度処理をしている場合は、まとめて一度に処理をしたらどうなりますか。

◎一度にまとめて処理をしている場合は、その仕事が発生した都度に処理をしたらどうなりますか。

■3 パソコンの活用

今は、一人に一台のパソコンが貸与されています。せっかくあるのですから、できるだけ効果的に活用しましょう。パソコンの活用と言っても、難しいシステムを構築する必要はありません。どのパソコンにも、エクセル、ワードは入っていますので、これらが使えるときはできるだけ使うようにします。特にエクセルは使いこなせば、簡単なシステム程度の作業は可能になります。統計処理などでいちいち電卓を叩いている仕事はありませんか。定型的な書式に手書きをしているものはありませんか。

また、文書を作成するときには、定型句登録やひな型を作成しておき、使いまわしができるようにしておきましょう。

しかし、パソコンは使いこなすことが目的ではありません。あくまでも手段に過ぎませんので、パソコンが苦手で、これらを使うことで逆に非効率になるのであれば、「使わない」という選択肢もあると思います。

■4 情報交換

同じ仕事をしている係員が複数いる場合、自分の仕事のやり方と他の人の仕事のやり方を比べてみましょう。自分より効率的に仕事をしている人はいませんか。同じ仕事をしているのに自分の方が時間外勤務が多いということはないでしょうか。もしかすると仕事のやり方が違っているのかも知れません。そのように、周りに効率的に仕事をしている人が居れば、どこがどのように自分と違うのかを確認して、徹底的に真似てください。仕事のノウハウを盗んでください。そのためにも、仕事について係内でフランクに話し合える環境にしましょう。

庶務担当など他課で同じような仕事をしている人がいれば、担当者会議等で横の連携を深め、お互いに仕事のやり方を確認してみましょう。担当者会議がないとしても、同じ仕事をしているよしみで、色々と聞くことはできるのではないでしょうか。


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